IMSS e Infonavit: qué debe cuidar un pequeño negocio
Tener trabajadores implica más que calcular la nómina. También existen movimientos, cuotas, aportaciones y descuentos que deben mantenerse correctamente actualizados conforme cambia tu equipo.
Cuando un negocio contrata a su primer trabajador, muchas veces la atención se concentra en cuánto se le va a pagar y cada cuándo.
Pero detrás de una nómina correctamente administrada también existen procesos relacionados con seguridad social, movimientos de trabajadores y aportaciones de vivienda.
La clave no está en memorizar todos los trámites. Está en tener un proceso que permita registrar correctamente los cambios que ocurren dentro del equipo.
¿Qué debería vigilar un pequeño negocio?
Registro patronal
Cuando corresponde, el negocio necesita contar con el registro que le permita cumplir con sus obligaciones como patrón ante el IMSS.
Altas de trabajadores
La incorporación de personal debe reflejarse correctamente mediante los movimientos que correspondan ante el Instituto.
Salarios
Cuando cambia la información salarial que debe reportarse, también puede ser necesario presentar la modificación correspondiente.
Bajas
Cuando termina una relación laboral, el movimiento debe reflejarse correctamente dentro del proceso patronal correspondiente.
Cuotas y aportaciones
La seguridad social y las aportaciones relacionadas con vivienda forman parte de la administración periódica del personal.
Créditos Infonavit
Si un trabajador tiene un crédito, conviene revisar los avisos correspondientes y el tratamiento que debe darse dentro de la nómina.
Altas, bajas, reingresos y cambios salariales no deberían quedarse únicamente registrados en una hoja interna. El IMSS contempla avisos específicos para estos movimientos.
Los movimientos que no conviene dejar para después
Uno de los puntos más importantes es mantener actualizada la información de quienes trabajan en el negocio.
El IMSS señala como obligación patronal avisar las altas, reingresos, bajas y modificaciones de salario de los trabajadores.
Cuando una persona comienza a trabajar y corresponde su aseguramiento, debe realizarse el movimiento aplicable.
Si una persona vuelve a incorporarse al negocio, también existe un movimiento específico para actualizar su situación.
Cuando cambia el salario que debe informarse al Instituto, puede corresponder presentar la modificación respectiva.
Cuando concluye la relación laboral, debe revisarse el movimiento que corresponda ante el IMSS.
La fecha en que ocurre un movimiento puede tener efectos en las obligaciones del patrón. Por eso es importante informar oportunamente cuando una persona entra, sale o cambia alguna condición relevante de su relación laboral.
¿Dónde entra Infonavit?
Cuando tienes trabajadores, la administración relacionada con vivienda también forma parte de las obligaciones patronales que deben revisarse.
El Sistema Único de Autodeterminación contempla, entre otros conceptos, aportaciones patronales de vivienda y la amortización de créditos asignados a trabajadores por Infonavit.
Vivienda
Existen aportaciones patronales relacionadas con la vivienda que forman parte de la administración de las obligaciones del trabajador.
Avisos de retención
Si un trabajador cuenta con un crédito, es importante revisar los avisos correspondientes antes de procesar la nómina.
Descuentos
Cuando corresponde realizar una amortización, ésta debe integrarse correctamente en el proceso de nómina.
Seguimiento
Los avisos y movimientos deben mantenerse organizados para evitar que un cambio pase inadvertido.
¿Qué es el SUA?
El SUA es el Sistema Único de Autodeterminación utilizado para calcular y enterar diversos conceptos relacionados con las obligaciones patronales.
Entre la información que contempla se encuentran cuotas obrero-patronales del Seguro Social, aportaciones patronales de vivienda y amortizaciones de créditos Infonavit.
De acuerdo con la información publicada actualmente por el IMSS, los patrones con cinco o más trabajadores están obligados a efectuar el entero de sus obligaciones mediante el SUA; para patrones de uno a cuatro trabajadores, su uso es opcional.
Errores que un negocio pequeño debería evitar
No es buena idea esperar a que ocurra algún problema para revisar si el movimiento debió realizarse antes.
Los cambios relevantes deben reflejarse mediante los movimientos que correspondan.
Cuando termina una relación laboral, conviene revisar inmediatamente los movimientos necesarios.
Si existe un aviso relacionado con un crédito, debe analizarse antes de calcular los descuentos de la nómina.
Revisemos cómo estás manejando IMSS e Infonavit.
Podemos revisar tus movimientos, información de nómina y obligaciones patronales para identificar qué necesitas mantener actualizado en tu negocio.
Revisar mi situaciónTener pocos trabajadores no significa tener pocas obligaciones
Una empresa puede ser pequeña y aun así necesitar controles claros de sus movimientos y pagos relacionados con el personal.
De hecho, establecer estos procesos mientras el equipo todavía es reducido puede hacer mucho más sencilla la administración cuando el negocio crezca.
El objetivo no es solamente presentar trámites. Es saber quién está activo, qué cambió, qué debe calcularse y qué necesita seguimiento.
Tu equipo cambia. Tus registros también deben hacerlo.
Una administración ordenada ayuda a mantener alineados la nómina, el IMSS y las obligaciones relacionadas con Infonavit.
Registramos correctamente altas y movimientos.
Damos seguimiento a cambios salariales y bajas.
Revisamos cuotas, aportaciones y descuentos.
Mantenemos organizada la información de tu personal.
Dudas sobre IMSS e Infonavit
¿Necesito registro patronal si tengo trabajadores?
Si eres patrón y cuentas con trabajadores sujetos a aseguramiento, debe revisarse la inscripción y el registro patronal correspondiente ante el IMSS.
¿Tengo que avisar si cambia el salario de un trabajador?
Sí existen movimientos afiliatorios para modificaciones de salario. La forma y momento de presentarlos dependen del tipo de modificación aplicable.
¿Qué pasa cuando un trabajador se va?
Debe revisarse la baja correspondiente y coordinarla con el cierre de nómina y demás procesos relacionados con la terminación de la relación laboral.
¿Cómo sé si un trabajador tiene crédito Infonavit?
El patrón debe revisar los avisos y la información correspondiente para identificar cuando exista una retención relacionada con un crédito.
¿MGRG puede apoyarme con IMSS, Infonavit y nómina?
Sí. MGRG puede apoyarte con cálculo y administración de nómina, movimientos de seguridad social, IMSS, Infonavit, SUA y seguimiento de incidencias relacionadas con tus trabajadores.
Esta guía tiene fines informativos y no sustituye una revisión profesional del caso particular. Las obligaciones de seguridad social, vivienda, nómina y movimientos patronales dependen de las características específicas de cada negocio y relación laboral.
Tú haces crecer tu negocio. Que tus obligaciones no se queden atrás.
Si ya tienes trabajadores, podemos ayudarte a organizar la nómina y dar seguimiento a los movimientos y obligaciones relacionadas con IMSS e Infonavit.